10 mẹo để hợp lý hóa quy trình làm việc nội dung blog của bạn
10 mẹo để hợp lý hóa quy trình làm việc nội dung blog của bạn – Về nguyên tắc, việc sản xuất nội dung có vẻ khá đơn giản. Bạn nảy ra một ý tưởng, viết về nó, thực hiện một số kiểm tra SEO và nhấp vào xuất bản. Đơn giản phải không? Trên thực tế, mọi việc hiếm khi diễn ra như vậy, đặc biệt nếu bạn đang làm việc theo nhóm. Thông tin sai lệch, những thay đổi vào phút cuối, nhầm lẫn về những gì cần phải xảy ra khi nào. Tất cả chúng ta đã ở đó! Hãy thử mười mẹo sau để hợp lý hóa quy trình làm việc nội dung số của bạn và hy vọng sẽ loại bỏ được nhiều căng thẳng.
10 mẹo để hợp lý hóa quy trình làm việc nội dung blog của bạn là gì? Bài viết dưới đây sẽ giải thích cho bạn:
Trước khi chúng ta bắt đầu, hãy nhớ rằng quy trình nội dung ‘hoàn hảo’ có thể không tồn tại. Xét cho cùng, mỗi phần nội dung là duy nhất, do đó, quy trình một kích cỡ phù hợp cho tất cả khó có thể tạo ra kết quả chất lượng cao nhất. Tương tự như vậy, nếu nội dung độc đáo, chất lượng cao của bạn mất nhiều thời gian để hoàn thành, bạn có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng thời hạn hoặc tuân thủ lịch trình. Nếu điều đó có vẻ giống bạn hoặc tổ chức của bạn, hãy xem các mẹo của chúng tôi và xem bạn có thể cải thiện như thế nào.
-
Bắt đầu quá trình nội dung với mục tiêu rõ ràng
Cho dù bạn đang làm việc một mình hay là thành viên của một nhóm lớn hơn, điều quan trọng là phải có ý tưởng rõ ràng về tất cả các bước liên quan và thời gian thực hiện của mỗi bước. Không phải mọi quy trình nội dung kỹ thuật số đều giống nhau – ví dụ: các bài đăng trên mạng xã hội không cần phải được tối ưu hóa cho các công cụ tìm kiếm, trong khi các bài đăng trên blog nhắm mục tiêu lưu lượng truy cập không phải trả tiền thì cần. Bất kể mục tiêu cuối cùng của bạn là gì, bước đầu tiên luôn là bắt đầu với những mục tiêu rõ ràng.
Bạn muốn bao gồm tất cả các căn cứ của bạn? Cố gắng trả lời càng nhiều câu hỏi càng tốt, càng rõ ràng càng tốt:
Bạn đang tập trung vào chủ đề gì? Bạn sẽ đi sâu đến mức nào?
Bạn đang viết cho ai – khán giả của bạn là ai?
Bạn đang cố gắng đạt được điều gì? Nhiều lượt truy cập trang web hơn, tăng doanh số bán hàng, nhiều lượt chia sẻ trên mạng xã hội hơn?
Làm thế nào mọi người có thể tìm thấy nội dung của bạn? Bạn sẽ chia sẻ nó ở đâu và khi nào?
Nếu bạn có thể xác định ý tưởng và kế hoạch của mình thực sự rõ ràng ngay từ đầu, điều đó có thể giúp bạn và nhóm của bạn điều chỉnh kế hoạch và đi đúng hướng. Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều việc phải quay lại sau này!
-
Xác định những người đóng góp và các bên liên quan
Nếu bạn đang làm việc theo nhóm, mẹo tiếp theo của chúng tôi cũng quan trọng như mẹo đầu tiên. Tại sao? Ngay cả khi bạn rõ ràng về mục tiêu của mình, liệu mọi người có liên quan cũng đồng ý với kế hoạch hành động của bạn không? Đó là lý do tại sao bạn cần xác định những người đóng góp thiết yếu và các bên liên quan chính.
Tùy thuộc vào quy mô tổ chức của bạn và quy trình của bạn đã được phát triển tốt như thế nào, việc lập danh sách những người đóng góp và các bên liên quan có thể là một công việc khó khăn hoặc hoàn toàn không cần phải đắn đo. Nếu đôi khi bạn thấy rằng quy trình làm việc nội dung số của mình gặp phải tình trạng tắc nghẽn (hoặc rơi vào tình trạng hỗn loạn hoàn toàn) do các trình chặn phát sinh từ những nguồn không mong muốn, thì đó có thể là dấu hiệu cho thấy bạn cần phải làm nhiều việc hơn trong lĩnh vực này.
Khi bạn đã đưa ra kế hoạch của mình, bạn nên chia sẻ kế hoạch đó với bất kỳ đồng nghiệp quan trọng nào cần phê duyệt cuối cùng trước khi bạn bắt đầu thực hiện công việc thực sự. Nếu bạn có thể khiến những người này đồng ý với kế hoạch ban đầu của mình, bạn có thể tham khảo lại điều này sau để giải thích những lựa chọn và quyết định sáng tạo mà bạn có thể cần phải đưa ra. Khi bạn cho các bên quan trọng biết điều gì sẽ xảy ra, bạn có thể tránh được rất nhiều câu hỏi “ Đây là gì? Lúc đó mày nghĩ gì thế? ” kiểu trò chuyện.
-
Trực quan hóa quy trình làm việc nội dung của bạn
Việc trực quan hóa quy trình làm việc nội dung của bạn có thể cực kỳ có lợi, ngay cả khi nó có vẻ khó khăn. Tối thiểu, bạn nên viết ra các bước cơ bản. Nếu bạn thêm các hộp và mũi tên để liên kết các bước với nhau, điều này có thể giúp thực hiện hành trình qua các bước rõ ràng hơn (đặc biệt nếu có những thời điểm bạn cần quay lại và lặp lại bước trước đó). Bạn có thể tạo phần mềm này theo cách mà bạn cảm thấy thoải mái — bạn có thể chọn phần mềm văn phòng cơ bản như Microsoft Word hoặc Google Docs, bạn có thể dùng thử phần mềm nâng cao hơn như Visio hoặc Lucidchart hoặc bạn có thể phác thảo nó ra giấy. Tùy bạn đấy!
Ví dụ: có thể quy trình làm việc của bạn có thể trông giống như ví dụ đầu tiên được viết theo các bước hoặc giống như hình ảnh bên dưới nếu bạn sử dụng công cụ trực quan. Nếu, giống như chúng tôi, bạn đang làm việc trong WordPress với plugin Yoast được bật, bạn cũng có thể kết hợp các tính năng bạn sử dụng vào quy trình làm việc của mình.
Ví dụ về quy trình làm việc nội dung 1
Tạo bản tóm tắt nội dung với sự đồng ý của bất kỳ đồng nghiệp cần thiết nào
Thực hiện nghiên cứu từ khóa bằng Google Trends và công cụ dữ liệu từ khóa Semrush trong Yoast SEO Premium
Tạo dàn ý bài viết bằng cách sử dụng tiêu đề và các tiêu đề liên quan đến từ khóa của bạn cũng như mục đích tìm kiếm dự kiến
Kiểm tra xem các bên liên quan của bạn có đồng ý với dàn ý của bài viết hay không: Nếu có, hãy tiếp tục; Nếu không, quay lại bước 1-3
Viết bản nháp của bạn trong WordPress có tính đến các đề xuất tối ưu hóa SEO và khả năng đọc từ plugin Yoast SEO
Thêm hình ảnh nổi bật trong tab Cài đặt bài đăng và hình ảnh xã hội trong tab Xem trước trên Facebook
Đảm bảo tiêu đề SEO , mô tả meta và slug đều có độ dài phù hợp và mô tả tốt nội dung
Sử dụng tùy chọn Xem trước công khai trong WordPress để chia sẻ bản xem trước của bài đăng với mọi người cần đưa ra phản hồi hoặc phê duyệt
Có phản hồi nào cần được thực hiện không? Sau đó hãy thực hiện nó! Nếu bạn đã thực hiện bất kỳ thay đổi quan trọng nào, hãy quay lại để nhận phản hồi và phê duyệt lại!
Sau khi tất cả những người cần phê duyệt, bài đăng của bạn đã sẵn sàng để xuất bản.
-
Phân công hoạt động và trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm
Ngay cả khi bạn có một quy trình làm việc nội dung vững chắc trên giấy, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng mỗi lần bạn thực hiện nó, mọi người đều hiểu rõ ai đang làm gì. Không chỉ vậy – các thành viên khác nhau trong nhóm sẽ liên lạc với nhau như thế nào và khi nào để bàn giao nhiệm vụ hoặc đặt câu hỏi? Việc dọn dẹp trước những thứ này có thể giúp tiết kiệm rất nhiều rắc rối cho những người liên quan.
Nếu những nhiệm vụ này không phải là một phần thường xuyên trong ngày làm việc của nhóm bạn, họ cũng sẽ cần quản lý lịch trình của riêng mình để đáp ứng các nhiệm vụ đó. Nếu vậy, hãy đảm bảo rằng họ có thời gian để thực hiện nội dung mà bạn đã lên kế hoạch . Bạn cũng nên kiểm tra xem những ưu tiên khác mà những người đóng góp của bạn đang thực hiện là gì, vì những ưu tiên này có thể cản trở tiến độ nếu chúng trở nên quá khắt khe. Có thể bạn có quyền ưu tiên hàng đầu cho nội dung đã lên kế hoạch của mình — nếu đó là ý định của bạn, hãy đảm bảo rằng mọi người tham gia đều biết rằng đây phải là số 1 trong danh sách việc cần làm của họ!
-
Đặt thời hạn phụ và thời điểm liên hệ
Đương nhiên, bạn sẽ muốn đặt ra thời hạn khi nội dung của bạn sẽ được xuất bản. Nhưng nếu bạn nghĩ rằng bạn chỉ có thể gửi một bộ hướng dẫn ban đầu, với một thời hạn cuối cùng cho tất cả các nhiệm vụ và không có gì cụ thể ở giữa… Thì mọi thứ rất có thể sẽ đi sai hướng.
Để đạt được kế hoạch hành động đáng tin cậy hơn nhiều, bạn nên đưa ra các thời hạn phụ và thời điểm liên hệ tại các điểm chính trong quy trình nội dung. Những điều này giúp giữ cho công việc của mọi người được nhất quán khi phần nội dung được phát triển và có thể giúp bạn tránh những tắc nghẽn trong quy trình bằng cách xác định sớm các vấn đề. Bạn cũng nên sắp xếp thời hạn nội bộ của riêng mình để chuẩn bị nội dung ít nhất một tuần trước khi bạn định xuất bản nó. Bằng cách đó bạn có thể tránh được những thay đổi vào phút cuối (và tất cả những sai lầm có thể xảy ra với chúng). Chúng ta sẽ quay lại điểm này sau.
-
Thống nhất các tiêu chuẩn và ưu tiên
Vì vậy, tại thời điểm này, nếu bạn đã làm theo tất cả các mẹo của chúng tôi, bạn có thể đang lập kế hoạch cho các thời hạn phụ như ‘bản nháp thô đã sẵn sàng’ hoặc ‘bản nháp cuối cùng để phê duyệt’. Trước khi xây dựng tất cả hy vọng và ước mơ của mình xung quanh những sản phẩm nhỏ này, bạn cần phải làm rõ bản thảo thô này có thể khó khăn đến mức nào! Sau cùng, bạn không muốn phải thất vọng vì chỉ nhận được dàn ý cơ bản của bài viết và một vài danh sách dấu đầu dòng trong khi bạn đang mong đợi một điều gì đó gần như đã hoàn thành.
Nếu bạn đang sử dụng các công cụ như plugin Yoast SEO, bạn cũng sẽ muốn làm rõ kết quả nào có thể chấp nhận được đối với bạn: ví dụ: bạn có mong đợi phân tích khả năng đọc luôn có màu xanh không, nhưng phân tích SEO thì không có là (khi nó không được viết cho mục đích xếp hạng)? Bạn có mong đợi các đề xuất liên kết nội bộ sẽ được thêm vào như một yêu cầu hay chúng chỉ được sử dụng làm đề xuất? Đảm bảo mọi người đều đồng ý về cách bạn sử dụng các công cụ của mình và mục tiêu cuối cùng là gì.
-
Dành thời gian để kiểm tra và thay đổi lần cuối
Nếu bạn muốn tuân thủ lịch xuất bản nội dung thường xuyên thì bạn nên chuẩn bị bản nháp với một khoảng thời gian vừa phải. Bằng cách đó bạn có thể tránh căng thẳng về thời hạn và những thay đổi vào phút cuối. Dưới đây là một số điều thực sự phải có trong danh sách kiểm tra trước khi xuất bản của bạn, đặc biệt nếu chúng chưa được đưa vào quá trình phát triển nội dung của bạn:
Kiểm tra SEO bài đăng của bạn bằng cách sử dụng phân tích SEO plugin Yoast – nó có đủ tốt không?
Kiểm tra khả năng đọc bài đăng của bạn bằng cách sử dụng phân tích khả năng đọc của Yoast – nó có đủ tốt không?
Bạn đã thêm một hình ảnh nổi bật?
Bạn đã thêm hình ảnh và tiêu đề OG để tối ưu hóa việc chia sẻ trên mạng xã hội chưa ?
Tích hợp Zapier có được thiết lập để tự động chia sẻ bài đăng mới của bạn trên mạng xã hội không?
Slug có ngắn gọn và mang tính mô tả không?
Bạn đã thêm các liên kết nội bộ đến và từ các trang có liên quan khác trên trang web của mình chưa?
Nếu bạn sử dụng thẻ/danh mục, bạn đã chọn tất cả các tùy chọn phù hợp chưa?
Bình luận có được bật/tắt theo sở thích của bạn cho bài đăng này không?
Ngày/giờ đã được đặt chính xác cho bài đăng của bạn chưa?
Như bạn có thể thấy, có khá nhiều việc phải làm ngay cả sau khi bài đăng được viết, vì vậy đừng đánh giá thấp việc kiểm tra này sẽ mất bao lâu.
Bạn có quy trình nội dung cơ bản tốt nhưng vẫn gặp sự cố? Đây là những gì cần kiểm tra:
-
Có khoảnh khắc nào bạn tạo ra những công việc không cần thiết không?
Đôi khi các nhiệm vụ trở nên phức tạp hơn mức thực sự cần thiết. Có khi nào một thay đổi nhỏ lại gây ra hàng loạt vấn đề mới cần giải quyết không? Đây có thể là dấu hiệu cho thấy bạn cần suy nghĩ lại về thứ tự các bước của mình và những người có liên quan. Những thay đổi nhỏ sẽ dễ dàng, phải không?
Thông thường, rõ ràng ai sẽ làm gì và quá trình này nên tiếp tục như thế nào. Nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Ví dụ: nếu bạn có một nhóm thiết kế đồ họa, họ có cần tự mình thực hiện mọi thay đổi không? Chẳng hạn, bạn có thể làm mọi việc dễ dàng hơn bằng cách cho phép nhóm viết của mình tự thay đổi văn bản và màu nền không?
Một loại vấn đề khác có thể phát sinh nếu bạn không có người ra quyết định rõ ràng. Chắc chắn, cuối cùng có thể có rất nhiều người phải có tiếng nói về nội dung. Nhưng ai là người đưa ra quyết định cuối cùng? Nếu không rõ ai chịu trách nhiệm về những quyết định nào, bạn có thể phải nhờ đến tất cả các chuyên gia giỏi nhất của mình cố gắng đạt được thỏa thuận về mọi điều nhỏ nhặt. Điều đó có thể phức tạp và có thể lãng phí rất nhiều thời gian! Làm cho nó dễ dàng hơn bằng cách trao cho các cá nhân cụ thể quyền sở hữu các khía cạnh cụ thể của quy trình.
-
Mọi việc có diễn ra không theo kế hoạch không?
Đôi khi mọi việc vẫn diễn ra không như ý dù bạn đã cố gắng hết sức. Nhưng nếu mọi thứ thường xuyên xảy ra sai sót trong quá trình sản xuất nội dung của bạn, bạn nên điều tra nguyên nhân gây ra sự cố của mình. Luôn luôn là một ý tưởng tốt để liên hệ với những người có liên quan đến các bước đang sai sót. Họ đang phải đối mặt với những thách thức gì? Liệu quy trình hiện tại có khiến mọi việc trở nên dễ dàng hơn hay khó khăn hơn đối với họ? Và rất quan trọng – hãy hỏi xem họ có ý tưởng nào để cải thiện quy trình không!
Đừng ngại thử điều gì đó mới nếu việc bạn đang làm không hiệu quả. Ngay cả khi ý tưởng mới của bạn không hoạt động tốt hơn chút nào, bạn luôn có thể học hỏi từ nó và thử điều gì đó khác biệt vào lần sau! Hoặc nói theo cách này: thử bất cứ điều gì tốt hơn là vùi đầu vào cát và tiếp tục quá trình phát triển nội dung bị hỏng.
-
Bạn có đang thực hiện các nhiệm vụ bổ sung không nằm trong kế hoạch không?
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng: bạn có đang khiến cuộc sống trở nên khó khăn hơn bằng cách thêm vào những khoản bổ sung ‘có thì có’ mà không nằm trong kế hoạch? Đó là một sai lầm dễ mắc phải! Suy cho cùng, khi bạn thực sự quan tâm đến nội dung mình đang tạo, bản năng tự nhiên của bạn là tiếp tục cải thiện và làm cho nội dung đó trở nên tốt nhất có thể. Mặc dù điều đó có nghĩa là tạo ra một đồ họa thông tin hoàn toàn mới. Mặc dù đồ họa thông tin đó không nằm trong kế hoạch ban đầu. Nhóm của bạn có thể làm được điều đó phải không? Hoặc nếu không, bạn có thể đẩy lùi thời hạn…
Thật tuyệt vời khi đặt mục tiêu cao khi tạo ra nội dung chất lượng. Nhưng nếu những ý tưởng đầy tham vọng, đến muộn của bạn trở thành gánh nặng cho quá trình, bạn có thể muốn bắt đầu phân loại chúng thành các yếu tố nội dung “phải có” và “nên có”. Bằng cách đó, mọi người đều biết phần nào cần ưu tiên và phần nào có thể bị bỏ qua nếu quá khó đạt được trong kế hoạch ban đầu. Và đừng quên rằng một trong những lợi thế lớn nhất của việc xuất bản nội dung số là bạn có thể tiếp tục cải thiện nội dung đó và chia sẻ lại bất cứ khi nào bạn muốn!
-
Hợp lý hóa quy trình làm việc nội dung của bạn, nhưng đừng để nó thống trị bạn!
Vì vậy, đó là mười lời khuyên của chúng tôi! Việc hợp lý hóa quy trình làm việc nội dung của bạn có thể thực sự đáng giá, đặc biệt nếu bạn đang gặp sự cố và tắc nghẽn trong quy trình. Đương nhiên, mọi tình huống đều khác nhau và mỗi phần nội dung cũng có những cơ hội và thách thức riêng. Vì vậy, bạn cần suy nghĩ về điều gì phù hợp với mình và điều gì không để điều chỉnh quy trình nội dung của mình.
Cố gắng giữ cân bằng và tránh thực hiện quy trình nội dung quá nghiêm ngặt hoặc thiếu linh hoạt — bạn không muốn thiết lập một quy trình cứng nhắc chi phối các quyết định biên tập và quy định kết quả sáng tạo của bạn. Rốt cuộc thì đó là một quá trình sáng tạo! Vì vậy, tốt nhất là bạn nên dành một khoảng trống cho sự linh hoạt – mức độ linh hoạt là tùy thuộc vào bạn.
Hãy nhớ rằng: bất kể quy trình làm việc nội dung của bạn như thế nào, WordPress và plugin Yoast đều có thể giúp bạn! Từ chủ đề chính và cụm từ khóa trọng tâm cho đến các bước cuối cùng mà bạn thêm ngay trước khi xuất bản, các công cụ này có thể tạo thành các điểm kiểm tra để dễ dàng điều chỉnh nhóm và mục tiêu của bạn.
Xem thêm: Trong SEO Copywriting Bạn Cần Tránh 5 Sai Lầm Chết Người